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活用事例

本活用事例はアイティメディア社が取材し、キーマンズネット及びTechTargetに掲載された記事を再掲載しております

経営企画室長、グループウェア導入で組織風土を変える

「その件は担当者しか知らない」などの理由で、必要な情報を求めてオフィス中を⼈づてに聞いて歩くことは、案外誰でも経験したことがあるだろう。とりわけ、⼤企業のように、情報共有基盤をガチガチに整備しているわけではない組織では、個⼈が⼈⼒検索エンジンとして努⼒するしかない場合も多い。

「私から⾒ると、とにかくムダが多かったのです。ちょっとしたことが知りたいだけなのに、職場中を探し回った結果、実は⾃席の真後ろの担当者が全て把握していた、という笑えない話もあったくらいです」――こう笑って情報連携不⾜が招いたムダを振り返るのは、ヤマギシリフォーム⼯業 取締役 経営企画室室⻑の伊藤芳朗⽒だ。

同社は複数の拠点があり、さらに各拠点でも営業や現場担当者はオフィスの外にいることが多く、⾃⾝の担当業務以外で社内の情報に接触する機会は多くない。内勤の社員も担当案件の範囲を超えた情報を知る機会は多くない点に課題があった。この状況を改善すべく伊藤⽒が⽬を付けたのが、グループウェアを使った業務改善だ。

注⽬したいのは、「ただのツール導⼊」ではない点。同社は定着と組織活性化のために、ある仕掛けを⽤意したことで、組織⾵⼟の変⾰にもつながる成果を得つつある。そのヒントは、歴史上の⼈物が語った“名⾔”にあるという。詳細を取材した。

情報共有に悩んでいた創立100年企業

ヤマギシリフォーム⼯業は江⼾時代(嘉永年間ごろ)に創業、⼤正時代に企業化してから100年以上にわたり、改修・修繕⼯事を⼿掛ける。特に⼤規模マンションの修繕⼯事は豊富な実績があり、累計施⼯数は26万⼾を超える。東京・品川の本社の他、関東、関⻄などに7つの拠点を持ち、社員124⼈を擁する。

ヤマギシリフォーム工業 伊藤芳朗氏写真
ヤマギシリフォーム工業 伊藤芳朗氏

同社が事業運営上の課題としていたのはIT化の遅れだ。情報のやりとりは電話やメールなどが中⼼で、情報連携のためのその他システムがなかった。⽇々の連絡や申請、契約の確認など、あらゆる情報を担当者ごとに紙で管理するため、伝達漏れや書類探しに時間がかかるといった問題があった。同社取締役で経営企画室 室⻑の伊藤芳朗⽒は当時の様⼦を「とにかく無駄が多く、部⾨を超えると情報が⾒えない状況」だったと振り返る。

こうした情報共有の課題を解決すべく採⽤したのが、リスモン・ビジネス・ポータルのクラウド型サービス「J-MOTTOグループウェア」だ。

本社以外でも使える機能と、リスクの少ない料金体系

情報共有の課題をITで解決できると思った伊藤⽒がまず取り組んだのは、情報共有ツール選定だ。選定の条件は「誰でも簡単に使えること」「⽀店や現場などでも使えること」「⽇々の業務連絡やスケジュール管理、申請業務、進⾏管理といった機能が使えること」「コストを掛けずに導⼊できること」だ。そこで候補に挙がったのがJ-MOTTOだった。

ヤマギシリフォーム工業 蓮見良平氏写真
ヤマギシリフォーム工業 蓮見良平氏

「実は、過去に⾼価なオンプレミス型グループウェアの導⼊に失敗した経験があり、幹部を中⼼に否定的な意⾒もありました。クラウド型のJ-MOTTOは、⽀店や社外からの利⽤が可能なことに加えて、20ユーザーで⽉額3000円(1ユーザー当たり150円/税別)と費⽤負担が少ない点も説得材料の1つになりました」(伊藤⽒)

伊藤⽒は幹部ら導⼊のキーパーソンをセミナーに誘ったり、若⼿社員の要望を紹介したりとJ-MOTTO導⼊の説得に奔⾛、2016年4⽉についに正式導⼊を決定する。

「させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ」

本格的な利⽤開始は2016年10⽉。導⼊後の定着を⽬指し、伊藤⽒は経営企画室 主任の蓮⾒良平⽒を担当に任命した。

「導⼊は簡単ですぐに使えますが、皆に使ってもらうのは別問題。ただ、⼀度使えば便利さを実感するはずだという思いがありました。そこで『やってみせ、⾔って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、⼈は動かじ』という⼭本五⼗六の⾔葉をモットーに、とにかく使ってみてもらうことを⼼掛けたのです」(伊藤⽒)

実際に構築と運⽤を担当した蓮⾒⽒によれば、「させてみせ」る上で⼯夫したのが機能の絞り込みだ。「『何でもできる』と機能を盛り込むとうまく使いこなせません。初めはスケジュール機能や全社向けの連絡掲⽰のインフォメーション機能などに絞り込んだことで、迷わずに利⽤してもらえたと思います」(蓮⾒⽒)

蓮⾒⽒は、J-MOTTOの良さについて「最⼩限の機能からスタートして、必要に応じて拡張できる点がいい。少しずつ操作に慣れていって『実はこんなこともできますよ』と発展させやすいのです。そのときに、当社なりのさまざまな⼯夫を施せる点も評価しています」と話す。

同社が⼯夫したのは「ほめてやる」ことだ。

例えば、今までは受注前の⾒積もり担当者が担当案件のその後を把握する機会がほとんどなかったという。頑張って⽤意した⾒積もりが成果に結びついたかどうかを知りたい、何が貢献できて何が失敗だったかを知りたいという声があった。そこで、蓮⾒⽒は、グループウェア上のポータル画⾯(トップページ)に受注案件を共有するコンテンツを掲載、社員誰もが確認できるようにした。

「⾃分たちの担当した仕事が成果に結びついていることが分かりやすく評価されると、組織としての⼀体感が増します。単に表彰するだけでなく、受注内容の詳細も紹介することで、『受注に必要な情報』が部署を超えて共有できる場になりました」(伊藤⽒)

受注の成果も共有(一部編集部で加工)

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グループウェア導入による3つの効果

導⼊から1年、既に⼀定の定着が認められたことから、現在ではワークフロー、プロジェクト管理、タイムカード、安否確認、などさまざまな機能を追加、⾃社で⽤意した⼯事進捗(しんちょく)管理や福利厚⽣申請などのメニューを独⾃追加して表⽰している。⽬に⾒えるかたちで情報を公開したことで、ユーザーはモチベーションを保ちながら機能を使いこなしていったという。伊藤⽒はそれら効果を「効率化」「⾒える化」「楽」という3つのキーワードで表現する。

「効率化」は、メールが氾濫し情報が伝達できないことから発⽣するさまざまなムダが削減できたことだ。まず発信されるメール⾃体が⼤きく減った。総務などからのお知らせは、グループウェア上に直接配信されるようになり、申請や進捗管理もワークフローやプロジェクト管理で効率的に⾏われるようになった。

「社外にいてもスマホから状況を確認したり、⽇報を付けたりできるようになりました。⼊⼒作業のためにPCのある拠点まで戻らなくて済むため、時間を効率的に利⽤できるようになっています。⽬に⾒えないところでさまざまなムダを省けています」(伊藤⽒)

「⾒える化」は、部署ごとに閉じていた情報が全社的に⾒えるようになったことを指している。例えばそれまでは、営業部以外の部署は営業部がどんな案件を受注したかをすぐに知ることができなかった。メールでの個別のやりとりが中⼼だったため、不確実な情報での仕事となり、認識すりあわせや情報共有の不⾜から、間違いややり直しが発⽣することもあった。

「今ではどの部署がどんな取り組みをしているかをグループウェアのポータル上からすぐに確認できます。ポータルの情報を⾒て、それぞれが先を⾒て⾏動できるようになってきました」(蓮⾒⽒)

現在の同社J-MOTTOトップページ。部門ごとのメニューも豊富に

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拠点や部署を超えた距離の近いコミュニケーションがモチベーションに

3つ⽬の「楽」はとりわけ⼤きな成果が出ている。仕事が楽になるという意味と同時に「楽しく仕事する」という意味もある。それを端的に⽰すのが「部署ごとのページ」だ。

「J-MOTTOの機能を使って、総務/⼈事、安全/品質、営業部、⼯事管理部といった部署ごとの専⾨ページを作成しました。⾃分の部署のページを⾒れば、⾃分の関連する情報がすぐに分かりますし、他部署の活動も⾒えます」(蓮⾒⽒)

特に興味深いのは、そうしたページの中に、新⼈研修の様⼦を紹介するものもある点だ。地⽅や現場にいる社員であっても、他部署の情報と同じように⾃社の新⼊社員の頑張りに触れる機会ができる。新⼈の考えを知ることで、先輩社員は新⼈が直⾯している悩みや課題をサポートできる。こうした活動をきっかけに、社員の相互理解も深まり、離職率が改善する効果も期待している。楽しく仕事をすることが⼈材育成にもつながっているわけだ。

新入社員研修の様子

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「次の100年」の起爆剤に

このようにJ-MOTTOは、導⼊から1年の間に、同社にとってなくてはならない情報共有基盤になりつつある。今後の展開について蓮⾒⽒は「社員だけでなく、取引先やパートナーなどにも限定開放して、さらに情報共有を進めていく予定です。機能についても社員から要望が数多くきていますので、必要なものを実装していきます」と話す。

また、伊藤⽒は、J-MOTTOを活⽤しながら、新しい「改⾰」を進めていきたいと話す。「建設業にありがちなことだと思うのですが、残業が多かったり、⼈⼿不⾜で⼊ってもすぐに辞めてしまったりといった問題があります。グループウェアの導⼊は、次の100年に向けた取り組みのいい起爆剤になったと思います。働き⽅改⾰はもちろん、これからもさまざまな新しい取り組みを進めていくつもりです」(伊藤⽒)

オフィスの前で。エントランスには同社の歴史を物語る展示も

ヤマギシリフォーム工業株式会社様
所在地 東京都品川区
設立 1947年3月1日
URL http://www.ymgs.co.jp/
事業内容 建設業(土木、建築、ほか)

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