岡山県住宅リフォーム協同組合 様

導入の決め手

以前使っていた無料のスケジュール管理サイトのサービスが中止となり、使い勝手などがほぼ一緒だったため、手軽に導入できた

利用している機能

スケジュール、文書管理、購買予約

導入時の苦労

職員の平均年齢が高い（55歳以上）ことから、パソコンの導入はおろか、携帯電話でもスマートフォン所持者も少ないという状態からスタートしました。当初は限られた人員のみ活用していましたが、現在は全員が使えるまでになりました。
ひとりひとりに対し、使い方のレクチャーを実施し、更に活用する事での利便性の説明を行うも、「面倒くさい」ということもあり、当初はなかなか活用されにくい状況でした。しかし、それまで使っていた紙ベースの日報を廃止すると発表したところ、全員が真面目に登録するようになりました。年齢が高いスタッフが多い場合は、新しい物への抵抗が強いので、当組合では導入意識を高める事に苦労しました。

導入後の効果

グループウェアのスケジュールでは、全スタッフの予定や行動を確認、登録ができるため、電話で何度もつなぎあって予定を確定させる必要がなくなり、外で活動するスタッフの空いた予定に事務方の社員が勝手に予定を入れることができるようになりました。そのことで、お客様に対しても、以前に比べて対応がスピードアップしたことで喜ばれることもあります。また、社内回覧の資料は、それまで紙ベースでまわしていましたため、途中で止まってしまうこともありました。しかし、資料を文書管理に保存することで、いつでも確認出来ることができ、連絡などが徹底できるようになりました。

こんな使い方をしています

• スケジュール
  外に出ているスタッフが多く、また、クライアント先ごとで、担当のペアが変わる事が多いため、全員が全員の行動予定を知る必要があります。そのため、外出先でそれぞれの担当の予定を確認し、予定が空いていた場合は、もう一人の担当が空いているところに予定を埋めるようにしています。以前は、予定を組む際には毎回電話連絡して確認しており効率が悪かったですが、グループウェアのスケジュールを活用する事でスムーズな予定組みが出来ています。
• 文書管理
  必要に応じて回覧資料を保存し、携帯などのメールに資料を保存した旨の情報を流し、資料の見落としを防止しています。